5 saveta kako napisati mail kojim ćete dobiti svaki posao

 

Koliko nam je elektronska komunikacija olakšala sklapanje poslova i razmenu informacija, toliko izostanak intonacije i glasa ponekad može pomoći nerazumevanju. Možda niste uspeli da nagovorite klijenta da vas angažuje  jer nije shvatio tačno šta mu želite reći, a možda je vaš e-mail jednostavno ostavio neprofesionalan utisak.

Gramatičke greške, tipfeleri, pogrešna imena, preopuštena komunikacija, korištenje emotikona, izostanak pristojnog pozdrava i predstavljanja ili možda jednostavno loše napisan mail - sve su to greške koje se događaju sve češće. Toliko često da je urednica portala The Muse podelila nekoliko saveta za pisanje boljih poslovnih mailova:

1. Usporite

Da, poštanski sandučići pretrpani su nam mailovima, stiže ih više nego što možemo pročitati i na njih odgovoriti, a često je potrebno samo da ispalimo brzi odgovor i damo potrebnu informaciju, ali postoje i mailovi kojima treba pristupiti s malo više pažnje. I službeni mail je komunikacija pa se oko nje potrudite - nađite vremena da razmislite i uobličite misli.

2. Neka ima glavu i rep

Kad god pišete e-mail koji je važan, formulišite  ga kao školski zadatak. A to znači da treba imati uvod, razradu i zaključak, odnosno prevedeno na jezik poslovne komunikacije - uvod u kojem pozdravljate i predstavljate se, razradu odnosno pasus u kojem prelazite na stvar odnosno objašnjavate šta nudite ili šta biste želeli te zaklučak odnosno završni odlomak u kojem primatelju kažite šta biste želeli da napravi, predložite vreme za sastanak ili telefonski poziv i pristojno pozdravite.

3. Pročitajte i proverite

Svaki e-mail koji vam je važan pročitajte barem jednom pre nego ga pošaljete. Tako ćete ne samo videti greške u pisanju nego još jednom proveriti jeste li tačno napisali sva imena. Neko ko se zove Goran vam sigurno neće biti naklonjen ako mu se obratite s 'Dragi Zorane'.

4. Odredite ton

Ponovno čitanje je i prilika da proverite je li e-mail primerenog tona. Obraćate li se preslužbeno nekome s kime ste često sarađivali, lično ga upoznali i neformalno komunicirali? Ili ste možda počeli neformalnim pozdravom e-mail nekome koga nikad niste upoznali? Zlata vredan savet je i - pazite na uskličnike. Kako bismo preneli svoje oduševljenje idejama, skloni smo stavljati previše uskličnika, a to je znak lošeg pisanja i jednostavno izgleda smešno.

5. Zamislite da ga čita bilo ko

Da li biste se posramili kad bi se vaš e-mail mogao javno pročitati - metoda je provere koja je najefikasnija. Ako bi vas bilo sram - bilo zbog grešaka, tona ili sadržaja - onda mail koji ste napisali jednostavno ne valja.

 

Izvor: 24sata.hr / The Muse