Šta su sastanci i zašto smo nezadovoljni s njima?

                

Sastanak je svaki kontakt s bilo kojom osobom, na bilo koji način i u bilo koje vreme.

 

Činjenice o sastancima

- 61,4 % učesnika sastanaka je nezadovoljno sastancima.

- Rukovodioci i top menadžment provedu 75,5 % radnog vremena na sastancima.

- Svakim danom raste tendencija broja sastanaka u svim područjima života i rada.

- Što je viši rang menadžera u organizaciji - više vremena provodi na sastancima.

 

 

Paradoks sastanaka

1. Sastanci su neizbežni. Ni jedna odluka se ne može doneti bez sastanaka.

2. Sastanci su nekorisni, dugi i česti.

3. Ništa se ne čini da se takvo stanje promeni!

 

Nije li to zaista paradoks da ne menjamo stvari koje su štetne i koje se ponavljaju? Zašto je to tako?

Korisni  sastanci su veština koja se mora učiti - nema prirodno talentovanih  koji su stručnjaci za učestvovanje/vođenje sastanaka.

 

 

Model "Efikasni sastanci"

Da sastanci budu efikasni, kraći i ređe moramo koristiti model "Efikasni sastanci" koji ima pet dela:

1. Interesi (moji/naši, njegovi/njeni/njihovi),

2. Razmena informacija (šta informisati?,  šta pitati?,  koje odluke se žele?),

3. Odluke (lista usvojenih odluka),

4. Procedura (kako provesti donesene odluke),

5. Rezultati (što je zaključeno - mera za uspešnost sastanka).

 

 

Rečenice koje potiču

- Osigurajte da su ciljevi sastanka jasno naznačeni u dnevnom redu, a pozive uručite nekoliko dana ranije.

- Vođa mora osigurati da sve neophodne osobe dođu na sastanak. 

- Ne čitajte materijale/zapisnike ako svi imaju kopiju.

- Vođa treba prekinuti diskusiju, ako nije u skladu s temom, ako nije koncizna ili se ponavlja već rečeno.

-  Nemojte završiti ni jednu raspravu bez odluke i upustva kako ju realizovati.

- Jesmo li dostigli cilj sastanka kako je utvrđeno dnevnim redom? Ako nismo, zašto nismo?

- Utvrdite nezavršene poslove za sledeći sastanak.

 

 

Saveti

- Za svaki izostanak obavestiti vođu sastanka i ostale osobe kojih se tiče vaš izostanak.

- Dođite na vreme.

- Ne ometati sastanak (izlascima, mobilnim).

- Ne reagovati oštro na one koji se ne slažu s vama.

- Ako ima nepoznatih osoba na sastanku, a vođa vas nije predstavio, predstavite se sami.

- Dužinu diskusije ograničite na dogovoreno vreme.

- Činite stalne i sastavne napore za unapređenje sastanaka.

 

 

Citati o sastancima

- Što kraće, to bolje.

- Sastanak ima stalnu tendenciju da se bavi nevažnim stvarima.

- Sastanci su neizbježna činjenica poslovnog života.

- Sastanci su preko potrebni kada ne želite ništa raditi.

- Ovaj sastanak je bio gubljenje vremena.

 

 

Praktikum

1. Odredite koji su vam sastanci najvažniji i pripremite se za njih pomoću modela "Efikasni sastanci".

2. Utvrdite što je loše na sastancima na kojima učestvujete i predložite drugima da se to promeni.

3. Svako vaše pozitivno iskustvo o sastancima podelite s drugima, a od drugih tražite isto.

 

 

Zaključak

Sastanci su nezaobilazne aktivnosti koje nam oduzimaju najviše vremena. Zato im dajte dužnu pažnju i učinite ih efikasnijima, kraćim i ređim i tako oslobodite vreme za druge aktivnosti.

 

Izvor: portalalfa.com

Autor: Milan Grković