Deset saveta za efektivnije sastanke

 

Možete da ih volite ili da ih mrzite, ali sastanci su deo svakodnevnice najvećeg broja poslovnih ljudi. Ukoliko zapamtite ovih deset saveta, svi učesnici će biti sposobni da svoje vreme produktivno iskoriste a sa sastanka ponesu lepo iskustvo.

 

Definišite i navedite specifične ciljeve sastanka

 

Svaka osoba koja prisustvuje sastanku bi morala biti u mogućnosti da odgovori na ova dva pitanja:

 

Koja je svrha ovog sastanka?

Kakav je moj doprinos?

1.Obavezno pošaljite dnevni red pre bilo kog sastanka. Navedite cilj sastanka (tj, svrhu zbog koje je sastanak sazvan) na dnevnom redu

2.Naglasite bilo kakvu vrstu pripreme koju želite da prisutni obave pre sastanka. Navedite takođe materijal koji želite da pozvani sa sobom donesu na sastanak.

3.Pozovite samo one osobe koje konstruktivno mogu doprineti kvalitetu sastanka.

4.Izbegavajte predavanja. Da li je možda postojao efikasniji način distribucije informacija od  sastanka?

5.Pripremite beleške sa planom dogovorenih aktivnosti

6.Aktivno uključite prisutne u sastanak, zatražite pomoć pri vođenju sastanka

7.Postarajte se da učesnici sastanka prisustvuju samo onoliko koliko je njihovo prisustvo zaista neophodno

Platinasto pravilo uspešnih sastanaka

 

8.Da li vaši učesnici pripadaju tipu „gro plan“ ili tipu „detalji“? U kom formatu je najpogodnije objaviti finalni izveštaj? Koja će vrsta beležaka sa sastanka najbolje odgovarati potrebama vaših učesnika?

9.Počnite na vreme. Takođe postavite (i držite se) vremena određenog za kraj sastanka

10.Postavite i sprovodite pravila efektivnog sastanka koja odgovaraju specifičnim ciljevima i potrebama vašeg tima. 

 

Preuzeto iz "MANAGEMENT News and Views" - mesečni e-zine Skills Trening Centra.

Image courtesy of:ambro / FreeDigitalPhotos.net