Interna komunikacija u organizaciji – poluga uspeha ili neuspeha

Interna komunikacija po definiciji je komunikacija koja se odvija između zaposlenih u organizaciji. Danas se smatra jednim od najvažnijih sredstava u vođenju organizacije.

Unapređenje sistema interne komunikacije podrazumeva dijagnostikovanje postojećeg stanja u organizaciji, identifikovanje smetnji, tački zastoja i deformacija procesa komuniciranja uz analizu ključnih barijera. Potrebno je preispitati ulogu pojedinih menadžerskih nivoa kao i stavove i uloge pojedinaca u sistemu komuniciranja. Unapređenje interne komunikacije može se ostvariti i promenama na planu organizacione strukture u pravcu kombinovanja postojećih ili uspostavljanja novih komunikacionih kanala.

 

Preduslovi za razvoj i efikasno odvijanje interne komunikacije:

 

•  utvrđivanje vremena i oblika komunikacije (sastanci, izveštaji) 

•  praktično korišćenje svih postojećih i već proverenih kanala komunikacije

•  razvoj kanala koji nedostaju a prepoznati su kao efikasni

•  upoznatost sa izvorima informacija  

•  proveravanje glasina i njihovo otklanjanje

•  ciljano povezivanje sadržaja poruka s užim krugom primaoca

 

 

Ukoliko se dešavaju neke značajne promene u organizaciji, gotovo da ne postoji način da se sakrije istina od zaposlenih. Odnosno, što je još gore, zaposleni će u svakom slučaju kreirati svoju verziju istine. U takvim situacijama potrebno je informisati zaposlene što je moguće više i što je pre moguće kako bi proces promene bio omogućen.

Za svaku ciljnu grupu u organizaciji je potrebno razviti odvojenu komunikacionu strategiju koja uključuje više informacija o ciljnoj grupi, poznavanje kanala formalne komunikacije, neformalne vođe, ponašanje kojim se traže informacije i mesta gde se informacija može naći. Većina organizacija nalazi se u stalnom procesu promene, u sklopu čega se menjaju i navike zaposlenih ili organizaciona kultura. Interna komunikacija je gotovo uvek i cilj i sredstvo za stvaranje promena. To traži  otvorenost i volju nosioca interne komunikacije, a poruke moraju sadržati: jasnu i aktuelnu suštinu, poziv na učestvovanje, šire obrazloženje zašto se nešto radi.  U internoj komunikaciji primaoci poznaju pošiljaoce poruka, odnosno poseduju manje ili više ispravne informacije o njima. Pošiljaoci ili izvori informacija moraju osigurati povratnu informaciju i uvid u efekte koji su proizveli informacijom.  Određena poruka ili informacija izaziva znatno veći efekat ukoliko se predstavi celi kontekst ili postupak. Time se izbegava osećaj omalovažavanja, a osigurava ponašanje koje je u skladu sa osnovnim idejama. Ljudi često, svesno ili nesvesno, donose relevantne zaključke i odluke na temelju utisaka iz manjih delova planiranih i neplaniranih komunikacija.

 

Razvoj plana interne komunikacije uključuje:

1. dijagnozu sadašnjeg stanja interne komunikacije u  organizaciji, i
2. utvrđivanje ciljeva i mera realizacije plana interne komunikacije

Dijagnoza postojećeg stanja interne komunikacije podrazumeva:

• Istraživanje informisanosti i stavova zaposlenih
• Istraživanje kulture preduzeća
• Istraživanje kanala komunikacije, identifikovanje zastoja u komunikaciji, ključne poruke koje se žele preneti, način na koji se komunikacija izvodi

Utvrđivanje ciljeva planiranja interne komunikacije uključuje odgovor na pitanje: koji su razlozi za intenziviranje interne komunikacije, odnosno šta se želi poboljšati? 

Ciljevi planiranja interne komunikacije su:

Unaprediti internu komunikaciju na svim nivoima u organizaciji: vertikalnu, horizontalnu, dijagonalnu i mrežnu komunikaciju na taj način što se uvode standardi kvaliteta u komunikaciju i izradom priručnika za komunikaciju za sva radna mesta  koja su u direktnoj komunikaciji sa internom javnošću  koji uključuju:

1. Standarde poslovnog ponašanja i komuniciranja
2. Uređivanje i izdavanje novina za zaposlene
3. Uređivanje i izdavanje biltena za  zaposlene
4. Uređivanje zidnih novina (oglasna tabla sa informacijama za zaposlene)

Unaprediti jasno i precizno izražavanje ideja, u pisanoj i usmenoj formi na taj način što se savladavaju veštine komuniciranja (usmene i pisane komunikacije, vođenje poslovnog sastanka, komunikacija sa zaposlenima, komunikacija u kriznim situacijama, timski rad, vođenje grupe, nastup u grupi...)

Otklanjanje informacione neizvesnosti, smanjiti širenje glasina, povećati informisanost zaposlenih

Dijagnoza postojećeg stanja interne komunikacije polazi od organizacione strukture, s obzirom na to da kanali komunikacije po pravilu prate hijerarhiju u organizaciji.

Ukoliko organizaciona šema nije zaposlenima najjasnija, samim tim i način prenošenja informacija će zbunjivati zaposlene.

 

Istraživanje informisanosti i stavova zaposlenih kao i kulture preduzeća se vrši anonimno, upitnicima na reprezentativnom uzorku zaposlenih, ili struktuiranim intervjuima sa zaposlenima.

 

U praksi se pokazalo da je srednji menadžment najzaslužniji za neadekvatnu internu komunikaciju – te ove mere imaju najboji rezultat kada se upravo primenjuju na njega.

Za klikdoposla:

Autor: 

Irena Werner, dipl. psiholog, 

Sertifikovani REBT savetnik, magistar poslovnog upravljanja, ekonomski fakultet Univerziteta u Beogradu.

Dugogodišnje iskustvo u oblasti HR u Evropi, Bliskom Istoku i Aziji

Oblasti specijalnosti:

Savetodavni rad, Procena sposobnosti i ličnosti, Posredovanje u rešavanju psiholoških problema i konflikata, Treninzi i radionice iz asertivnosti, stres menadžmenta, menadžmenta odnosa i konflikata.

Član Društva psihologa Srbije i Evropske asocijacije psihologa.